پنج استراتژی برای مدیریت بر محیط کاری

اختلاف نظر در فضای کار به مشکلات زیادی دامن می‌زند. هر مناقشه‌ای در فضای کار به استرس و فشار روانی در کارمندان دیگر راه می‌برد. این مشکلات روانی به کاهش بهره‌وری سرتاسر کسب و کار شما منجر می‌شوند، چراکه هر مناقشه‌ای در فضای کار باعث می‌شود که عده‌ای از کارمندان همکاری مناسبی با یکدیگر نداشته باشند و طرفین درگیر، از توافق با یکدیگر خودداری کنند.

آمار پژوهشی نشان می‌دهد که مدیران مختلف نزدیک به 24 تا 60 درصد از زمان حضورشان در شرکت  رابه حل مشکلات بین کارمندان می‌گذرانند تا از عدم همکاری آنها و کاهش بهره‌وری شرکت جلوگیری به عمل آورند.
بنا به آمار انستیتو مناقشات کاری آمریکا (WBI ) نزدیک به 35 درصد از نیروی کار در آمریکا از مناقشه‌ها و جدل‌های بین کارمندان در فضای کاری گله می‌کنند، چراکه بی‌دلیل پایشان به برخی از این دعواها و بحث‌ها کشیده شده است و در بسیاری از موارد، از کار اخراج شده‌اند. البته نباید گمان کرد که صرف این جدل‌ها مشکل‌زا هستند. مساله‌ مهم عملا بر سر اختلاف عقیده و تعارض‌های شخصیتی است. ما در اینجا نکاتی را برای مدیریت بر محیط کاری و مناقشات آن مطرح می‌کنیم. مدیران می‌توانند از این نکات در جهت دست‌یافتن به بهترین کارکرد نزد کارمندان سود برند.
1. صدای همه‌ طرفین مناقشه را خوب بشنوید. شما به عنوان مدیر یک شرکت باید به طرفین مناقشه فرصت بدهید تا بخشی از ماجرا را از جانب خودشان تعریف کنند. وقتی همه حرف بزنند، هیچ صدایی شنیده نمی‌شود. اما وقتی نکات را روی میز بیاورند و همه چیز مکتوب شود، آنگاه راه حل مشکلات نیز مشخص می‌شود. اغلب کارمندان احساس بهتری خواهند داشت اگر مطمئن باشند که به سخنان و نوشته‌هایشان توجه خواهد شد. اگر به کارمندانتان فرصت مشارکت در حل مشکل را بدهید، آنها نیز دغدغه‌ بیشتری نشان خواهند داد. کارمندان باید حس کنند که می‌توانند آزادانه در حضور مدیران مشکلات کاری‌شان را مطرح کنند.
2. به ریشه‌ مشکل پیش‌آمده بپردازید. باید به نحوی به مناقشه‌ کارمندان بپردازید که هر دو طرف توأمان حس رضایت داشته باشند. این کار سبب می‌شود تا هم نگاهی انتقادی به هر دو داشته باشید و هم احساس خوبی پس از جلسه در طرفین درگیر تولید کرده باشید. مساله‌ مهم این است که اهداف سازمان یا کسب و کارتان را باید در بالاترین سطح قرار دهید، چراکه ریشه‌ مشکلات تنها با توجه به اصول و قواعد سازمان‌تان قابل فهم خواهد بود. برای مثال، شما به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک، هر چه بیشتر بتوانید بر تعارض‌ها و اختلافات درونی شرکت‌تان فائق آیید، بیشتر می‌توانید به آینده و موفقیت امید داشته باشید.
به همین خاطر وقتی به هر دو طرف شانس سخن‌ گفتن و مشارکت در حل مشکل را می‌دهید، در آن صورت می‌توانید به ریشه‌ مشکل پی ببرید: آیا مشکلی روانی یا شخصیتی در کار است؟ آیا کارمندان حاضر در مناقشه به قسمت‌های مختلف شرکت تعلق دارند و در نتیجه، دغدغه‌هایشان از همدیگر متفاوت است؟ شما می‌توانید با فهمیدن مشکل مناقشه به نحوی ریشه‌ای به راه حل نیز پی ببرید. در برخی موارد بسیار حاد، می‌توان کارمندان محل مناقشه را برای مدتی نسبتا طولانی در دو پروژه‌ مجزا وارد و آنها را از همدیگر دور کرد.
3. به کارمندان خود بیاموزید که تفاوت‌هایشان را ارج بنهند. مهم‌ترین وظیفه‌ هر کارمند این است که نگاهی عینی و واقعی نسبت به فضای کاری خود داشته باشد و موقعیتش را به خوبی تحلیل کند. هیچ شرکتی وجود ندارد که همه‌ کارمندانش نظرگاهی یکسان در مورد مسائل مختلف داشته باشند. باید یاد بگیریم که اختلاف سلیقه، رویکرد، منافع و احساسات وجود دارند. پس باید به اختلاف‌هایمان احترام بگذاریم. باید بتوانیم قواعد و قوانین هر بخش از محیط کاری را به درستی بشناسیم تا اختلاف‌ها را به حداقل برسانیم و احترام متقابل را تقویت کنیم. اگر احساس می‌کنید که اختلافات بین کارمندانتان بسیار زیاد شده است، می‌توانید اتاق‌هایشان را از همدیگر جدا کنید و پروژه‌های مجزایی برای‌شان تدارک ببینید. همچنین می‌توانید برنامه‌ای مشخص درباره‌ رویکردها و اختلاف‌ها تهیه کنید تا دیگر نیازی به وساطت یا مداخله‌ شما یا مدیر ارشدتان نباشد.
4. بستری مشترک بین کارمندانتان پیدا کنید. فارغ از اینکه یک جدل یا مناقشه چه اهمیتی دارد و نیز فارغ از اینکه اختلاف عقیده به چه فجایعی می‌تواند دامن بزند، همواره باید به دنبال بستر یا زمینه‌ای مشترک برای حل مشکل بود. همواره می‌توان مبنایی را یافت که هر دو طرف درگیر در مناقشه بتوانند بر سر آن توافق کنند. باید به دنبال نقطه‌ موافقت و دوستی طرفین درگیر باشید. این نکته گامی حیاتی در بازگرداندن اعتمادهای سلب ‌شده و ایجاد الگویی تازه برای حل مشکلات است. برخی از زمینه‌هایی که می‌توانند مشکل شما را حل کنند، از این قرار هستند: (الف) توافق بر سر یک مشکل مشخص، (ب) توافق بر سر بدترین پیامد ممکن مناقشه‌ کارمندان و (پ) توافق بر سر تغییر مشترک طرفین درگیر در جهت بهبود وضعیت.
5. از طرفین درگیر بخواهید که خودشان برای حل مشکل‌شان پیشنهاد بدهند. راه حلی پیدا کنید که نه تنها از اهداف سازمان شما صیانت و حراست به عمل می‌آورد، بلکه توأمان رضایت طرفین درگیر را نیز فراهم می‌کند. رسیدن به این نقطه زمان می‌برد زیرا هم نیازمند حضور خود طرفین درگیر برای حل مشکل‌شان است و هم نیازمند سازش طرفین در همه‌ جوانب است. در برخی موارد، باید راه حلی را مطرح کرد و هر دو طرف درگیر را متقاعد کرد که ضرورتا باید این راه حل را بپذیرند، اما باید فهمید که حل واقعی و نهایی مشکل تنها به‌واسطه‌ خود کارمندان ممکن است. باید برنامه یا نقشه‌ای را طراحی کرد که هر دو طرف موافق آن باشند و آن را عملا به اجرا درآورند. وقتی به هر دو طرف درگیر اجازه می‌دهید تا مشارکت داشته باشند، مشکلات‌شان را حل کنند و به روند حل مشکل وارد شوند، عملا سبب می‌شوید راه برای موفقیت‌های آتی و کاهش این سنخ از مشکلات باز شود.
نتیجه‌گیری: همه چیز به شما و مشارکت کارمندانتان در حل مشکل و موفقیت شرکت بستگی دارد. چه رویکردی می‌تواند کسب و کار کوچک شما را زنده نگاه دارد و گام به گام شما را به راه حل نزدیک کند. اگر به مشکل درست نزدیک شوید و به هر دو طرف فرصت مشارکت و حضور در حل مشکل را بدهید، اگر زمینه‌ای مشترک برای توافق طرفین بیابید، آنگاه به موفقیت زیادی در جلوگیری از کاهش بهره‌وری کسب و کارتان دست یافته‌اید.
نویسنده: آنجلا استرینگفلو
مترجم: سیمین راد
نقل از دنیای اقتصاد